Esimerkki työajanseurannasta ja kulunvalvonnasta

Seuraava kuvitteellinen esimerkki valottaa sitä, mitä yhdistetty työajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä ovat käytännössä.

Yritys Oy:ssä työskentelee kuusi henkilöä. Työntekijät noudattavat erityyppisiä työaikoja ja heillä on käytössään automaattinen työajanseurantajärjestelmä. Ensimmäisenä työpaikalla saapuu rouva M. joka vilauttaa henkilökohtaista tunnistettaan työajanseurantapäätteelle ja leimaa itsensä töihin. Rouva M:llä on liukuva työaika, joten hän voi tulla töihin aamulla seitsemän ja yhdeksän välillä ja lähteä vastaavasti töistä iltapäivällä kolmen ja viiden välillä, kunhan päivittäinen työaika 7,5 tuntia täyttyy. Aiemmin kiinteistöön tullessa hän näytti tunnistettaan kulunvalvontalukijalle pääoven ulkopuolella ja lukijan tunnistettua hänet, sai oven aukeamaan. Edelleen hän vilautti tunnistettaan hissilukijalle, koska turvallisuuden vuoksi hissinohjaus on määritelty siten, että tietyt henkilöt pääsevät tiettyyn kerrokseen.

Seuraavana töihin saapuu Herra L. Hän on ollut edellisen päivän työmatkalla, joten hän leimaa itsensä saapuneeksi työmatkalta. Hänelläkin on liukuva työaika, mutta hän voi aina kerätä saldoa kuukauden ajan ja usein hänellä on kuun lopussa kertynyt muutama tunti ylimääräistä, jolloin parhaassa tapauksessa hän voi pitää kokonaisen päivän vapaata. On kuitenkin määritelty, ettei hän voi siirtää saldoa enää seuraavalle kuulle.

Rouva T. on mennyt asiakastapaamiseen aamulla suoraan kotoaan, joten hän leimaa itsensä sisään vasta, kun ehtii toimistolle. Rouva T. on myös eilen antanut leimauspäätteelle tiedon, että on toimistolla tänään vasta klo 11.30, joten aamupäivän ajan on puhelinvaihteenhoitaja nähnyt suoraan omalta työasemaltaan Rouva T:n poissaoloinformaation ja näin pystynyt kertomaan asiakkaille Rouva T:n paluuajan.

Rouva M. ja Rouva T. leimaavat itsensä ulos lounastauon ajaksi kello puoli yhdeltä ja palatessaan leimaavat itsensä taas sisään, jolloin työajan kertyminen jatkuu. Herra L. lähtee myös lounaalle, mutta hän ei leimaa lounaalle lähtöä ollenkaan, sillä on sovittu, että järjestelmä vähentää automaattisesti hänen työajastaan 30 min lounastaukoa päivittäin.

Herra P. tuntee itsensä sairaaksi puolen päivän aikaan ja lähtiessään kotiin toipumaan, hän leimaa itsensä ulos syykoodilla "sairaana". Hetkeä myöhemmin puhelinkeskus huomaa herra P:n lähteneen talosta, eikä yhdistä hänelle enää uusia puheluja.

Iltapäivällä hallintojohtaja Herra K. tulostaa työaikaraportit omalta tietokoneeltaan, johon työajanseuranta- sekä kulunvalvontaohjelma on asennettu. Hän tarkistaa kaikkien työntekijöiden työajat ja vahvistaa ne. Ainoastaan Herra P:n kohdalla hänen täytyy kysäistä Herra P:ltä yksi epäselvä työaikaleimaus, jonka Herra P. on erehdyksessä tehnyt. Kun kaikkien työntekijöiden leimaukset on tarkistettu ja vahvistettu, on tiedot valmiita siirrettäväksi edelleen palkanlaskentaan.